Biographie
Matthias Waidelich ist Senior Projektberater bei audius am Standort Freilassing und besitzt langjährige Erfahrung in der Einführung von Projekten auf Basis von Microsoft Dynamics 365 und gleichbedeutenden Softwarelösungen in internationalem Umfeld.
Seine Kompetenz in den Bereichen Geschäfts- und Systemdesign sowie Prozessdesign und Analyse zeigt sich sowohl in Kundenprojekten als auch in zahlreichen, standardisierten Business-Prozessen.
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Keine Zeit mehr für die Mahnung ausständiger Zahlungen vergeuden!
Mit audius:Invoice findet auch der Mahnprozess innerhalb der Geschäftsprozesse mit Dynamics 365 Sales statt. Denn der nächste, auf die Rechnungslegung folgende, konsequente Schritt ist ein digital unterstützter Mahnprozess - inklusive der Berechnung von Fälligkeiten ,Zahlungsdetails, Mahnvorschlägen und der Option für einen automatisierten Versand.
Mit audius:Invoice den Mahnprozess im CRM-System realisieren
Mit der Komponente audius:Invoice erweitern die audius-Lösungen die Fakturierung mit Dynamics 365 Sales um das Mahnwesen. Die Voraussetzung ist, dass zu den Rechnungen die bereits erfolgten Zahlungen im System vorhanden sind - entweder über einen Import oder über die DATEV- oder BMD- Schnittstelle.
audius:Invoice verarbeitet folglich nur die Rechnungen, für die keine Zahlung vorliegt und das vorgeschriebene Zahlungsdatum überschritten ist. Nur dann wird der Mahnprozess angestoßen.
Detailinformationen in der Rechnung
Die für den Mahnprozess relevanten Informationen sind im Rechnungsformular des CRM-Systems zusammengefasst:
- Die Gesamtzahlung ist die Summe der bereits erbrachten Zahlungen, errechnet aus allen der Rechnung zugewiesenen Zahlungsdatensätzen.
- Der offene Restbetrag ist die Bruttosumme abzüglich der Gesamtzahlung.
- Die Mahnstufe ist die Stufe der letzten, ausgeführten Mahnung.
- Das Datum der nächsten Mahnung bestimmt, wann die nächste Mahnung ausgeführt oder das Inkasso der Rechnung veranlasst werden soll.
Berechnung der Fälligkeiten und Zahlungsdetails
Die Berechnung der Fälligkeiten, vor allem des Zahlungsdatums, erfolgt abhängig von den Zahlungsbedingungen. Auch die Detailinformation aktualisiert sich laufend, immer dann, wenn das CRM-System einen neuen Datensatz für eine Zahlung erstellt, berechnet ein Workflow die relevanten Zahlen und Summen neu.
Mahnvorschlag bearbeiten
In der Rechnungsentität gibt es die Ansicht „unbezahlte Rechnungen“, inklusive des Diagramms „Rechnungen nach Fälligkeit je Woche“ – beides zeigt die Kunden, bei denen eine Zahlung erwartet bzw. versäumt wurde. (Siehe Bild oben).
Alle zu mahnenden Rechnungen sind auszuwählen und für diese gesammelt Mahnvorschläge zu erzeugen. Sie sind der Ausgangspunkt für die Mahnung des Kunden.
Automatisiert erstellte Mahnungsanschreiben
Der Versand der Mahnungen an die Rechnungsadressen per E-Mail oder Brief aus dem CRM-System heraus erfolgt mit den Standardtools, auch mit einer Referenz auf die Ursprungsrechnung. Noch schneller und für eine Vielzahl an Adressaten geschieht dies aber mit audius:Report – unserem Dynamics Add-on für automatisierte Belegverarbeitung.
Unterstützung durch audius:Report
audius:Report ermöglicht die Weitergabe der PDF-Belege an drei Stellen: zur Ablage in Microsoft SharePoint, zur Ausgabe am Drucker und dem Versand per E-Mail. Dabei kann das PDF der gemahnten Rechnung angefügt werden.
