E-Rechnungspflicht zwischen deutschen Unternehmen ab 1.1.2025 – Bereiten Sie sich vor, Ihren Kunden elektronische Rechnungen zur Verfügung zu stellen!

Die von der EU-Kommission initiierte Einführung eines elektronischen Meldesystems hat der deutsche Gesetzgeber in sein Wachstumschancengesetz einfließen lassen. Darin sind die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung bei B2B-Geschäften enthalten, die ab dem 1. Januar 2025 zum Tragen kommen. Was bisher für Rechnungssteller an öffentliche Einrichtungen des Bundes galt, wird nun sukzessive auf alle Unternehmen ausgedehnt. Verpflichtend ist bereits ab Beginn des nächsten Jahres der Empfang von elektronischen Rechnungen, ohne dass eine vorherige Zustimmung des Empfängers erforderlich ist.

Was genau versteht man unter einer elektronischen Rechnung? Was unterscheidet sie von herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen? Und wie müssen diese technisch gestrickt sein, um den neuen Anforderungen zu entsprechen? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte dazu und welche Lösung audius für die Rechnungsstellung an Ihre Kunden entwickelt hat.

Laut Umsatzsteuergesetz wird zwischen zwei Rechnungstypen unterschieden: elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnung, und sonstige Rechnungen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Das bedeutet, es muss die vorgegebene Reihenfolge und Formatierung berücksichtigen und darf nur Werte enthalten, die in Codelisten spezifiziert sind.

Der Begriff der sonstigen Rechnung umfasst Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format, zum Beispiel PDF, übermittelt werden.

Die Formatanforderungen an eine E-Rechnung werden zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragssektor zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschlands) eingehalten. Dieses Format kombiniert die geforderten maschinell lesbaren Datensätze XML mit einem für Menschen lesbaren Sichtdokument in einer einzigen Datei. Dabei dient ein PDF als Platzhalter sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturierten Daten.

audius hat mit seinem neuen Add-on audius:ZUGFeRD ein Tool entwickelt, das den automatisierten Versand von strukturierten Daten gemäß dem ZUGFeRD-Standard gewährleistet.

Wenn Sie bereits Rechnungen als einfache PDFs an Ihre Kunden versenden, ist die Prozessoptimierung von audius:ZUGFeRD die logische Konsequenz. Daneben ergeben sich folgende weitere Vorteile für Sie:

• Reduktion von Fehlern
• Schnellere Bearbeitung der Rechnungen und dadurch schnellere Bezahlung
• Einsparung von Arbeitszeit und damit weniger Kosten
• Digitale Aufbewahrung und Archivierung der Belege

audius:ZUGFeRD ist mit dem bewährten Add-on audius:Report gekoppelt, mit dem die Anwendenden innerhalb ihrer Geschäftsprozesse automatisiert und aufwandslos Berichte und Belege erzeugen und deren weitere Verarbeitung – Speichen, Senden, Drucken – veranlassen können. audius:Report findet an allen Stellen, an denen in Dynamics 365 Sales Berichte und Belege erzeugt werden, Anwendung. Beide Add-ons sind eigenständig nutzbar, aber auch in Kombination anwendbar.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist ein bedeutender Schritt hin zu einer digitalisierten und effizienteren Geschäftsbeziehung. Unternehmen, die sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten und in digitale Prozesse investieren, erfüllen nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern profitieren langfristig auch von den Vorteilen der E-Rechnung, wie Fehlerfreiheit, Zeitersparnis, Prozesssicherheit. Deshalb: Stellen Sie schon jetzt die digitalen Weichen für die elektronische Rechnungsumstellung. Wir beraten Sie gerne und unterstützen Sie mit unserer Expertise, damit Sie den Umstieg sicher und ohne Zeitdruck meistern!