Service-Self-Scheduling mit Dynamics 365 Field Service

In der heutigen digitalen Welt ist es entscheidend, dass Unternehmen ihren Kunden flexible und benutzerfreundliche Lösungen anbieten. Das Self-Scheduling-Portal von Dynamics 365 Field Service revolutioniert, wie Kunden ihre Servicetermine verwalten können. In diesem Artikel werden wir die Funktionen und Vorteile dieses Portals eingehend untersuchen und erklären, wie es den Alltag sowohl für Kunden als auch für Unternehmen erleichtert.

Das Self-Scheduling-Portal von Dynamics 365 ermöglicht es Benutzern, ihre eigenen Servicetermine zu erstellen, bestehende Termine zu verschieben oder zu stornieren. Diese Funktion bietet nicht nur Bequemlichkeit, sondern auch eine erhebliche Zeitersparnis für alle Beteiligten. Kunden können ihre Termine nach ihren eigenen Wünschen und Verfügbarkeiten planen, was zu einer besseren Kundenerfahrung führt.

Beim Betreten des Portals erhalten Benutzer eine Übersicht über alle bevorstehenden und vergangenen Termine. Dies ermöglicht eine einfache Nachverfolgung und Planung. Ein besonders nützliches Feature ist die Möglichkeit, den aktuellen Status des Technikers einzusehen, wenn die Fahrzeugverfolgung aktiviert ist. So können Kunden schnell nachvollziehen, wo sich der Techniker befindet und wann er voraussichtlich ankommen wird.

Die Benutzeroberfläche des Self-Scheduling-Portals ist intuitiv gestaltet und bietet eine klare Übersicht über alle relevanten Informationen. Bei bevorstehenden Terminen wird der aktive Termin hervorgehoben, was eine schnelle Identifikation ermöglicht. Wenn ein Techniker bereits auf dem Weg ist, wird der Änderungsbutton für diesen Termin deaktiviert, um Missverständnisse zu vermeiden.

• Übersicht über Termine: Benutzer sehen alle bevorstehenden und vergangenen Termine auf einen Blick.
• Aktueller Status: Mit einem Klick kann der Kunde den Standort des Technikers einsehen, einschließlich der geschätzten Ankunftszeit.
• Techniker kontaktieren: Es besteht die Möglichkeit, den Techniker direkt anzurufen, um Details abzustimmen.

Die Erstellung eines neuen Servicetermins im Portal ist einfach und benutzerfreundlich. Zunächst wählen Benutzer das betroffene Gerät oder die Maschine aus. Dies ist besonders nützlich, wenn sich die Assets an verschiedenen Standorten befinden. Wenn kein spezifisches Asset betroffen ist, kann das Auswahlfeld auch freigelassen werden.

Die Kunden haben die Möglichkeit, die Servicetypen auszuwählen, die im Self-Scheduling-Portal zur Verfügung stehen. Diese Auswahl wird durch die jeweiligen Tätigkeitsdauern ergänzt, die für die Serviceleistungen zu erwarten sind. Das Portal zeigt nur verfügbare Zeiten von Servicetechnikern an, was die Planung erheblich vereinfacht.

Nachdem der Servicetyp ausgewählt wurde, können Kunden ihren Wunschtag und ihre Wunschzeit festlegen. Das Portal berücksichtigt dabei nur die verfügbaren Zeitfenster der Techniker, was eine reibungslose Buchung garantiert. Zusätzlich können Kunden den maximal zulässigen Kilometerradius für potenzielle Einsatzorte festlegen, was die Planung weiter optimiert.

Nach der Festlegung von Datum und Uhrzeit haben Benutzer die Möglichkeit, dem Dispatcher oder Servicetechniker zusätzliche Anmerkungen hinzuzufügen. Diese Notizen werden an den Arbeitsauftrag angeheftet, was die Kommunikation verbessert. Nach Abschluss der Buchung erhalten die Kunden in wenigen Sekunden eine Bestätigung per E-Mail.

Die E-Mail-Bestätigung enthält eine Zusammenfassung der Buchungsdetails, einschließlich Buchungsnummer, Datum, Uhrzeit und Ort. Eine besondere Funktion ist die Möglichkeit, bestehende Buchungen direkt aus der Bestätigungsmail heraus zu verschieben oder zu stornieren.

Die Flexibilität des Self-Scheduling-Portals ermöglicht es den Kunden, ihre Buchungen einfach zu verwalten. Wenn ein Kunde einen Termin verschieben möchte, kann er dies mit wenigen Klicks tun. Die Buchungs- oder Arbeitsauftragsnummer wird benötigt, um die vorherige Buchung zu finden und zu ändern.

Das Portal bietet auch eine Chatbot-Funktion, mit der Benutzer den Status ihrer Termine abfragen können. Hierbei muss lediglich die Buchungs- oder Auftragsnummer angegeben werden. Der Chatbot informiert über den aktuellen Status der Buchung und bestätigt die erfolgreiche Terminänderung.

Eine weitere nützliche Funktion des Portals ist die Möglichkeit, auf vergangene Termine zuzugreifen. Benutzer können eine Übersicht ihrer stornierten Aufträge einsehen und Feedback zu abgeschlossenen Serviceeinsätzen geben. Diese Feedback-Funktion wird durch Microsoft Customer Voice unterstützt, was eine nahtlose Integration in die Geschäftsprozesse von Dynamics 365 ermöglicht.

Das Self-Scheduling-Portal bietet zahlreiche Vorteile sowohl für Kunden als auch für Unternehmen:

• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Kunden schätzen die Flexibilität und Kontrolle über ihre Terminplanung. 
• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Buchungen und Erinnerungen wird der Verwaltungsaufwand reduziert.
• Verbesserte Kommunikation: Kunden können direkt mit Technikern kommunizieren und erhalten zeitnahe Informationen über ihre Buchungen.
• Transparenz: Kunden haben jederzeit einen Überblick über ihre Termine und deren Status.

Das Self-Scheduling-Portal von Dynamics 365 Field Service ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihren Kunden einen hervorragenden Service zu bieten. Die Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Effizienz des Systems tragen dazu bei, die Kundenerfahrung erheblich zu verbessern.

Durch die Integration moderner Technologien und die Möglichkeit zur direkten Kommunikation mit Technikern wird der gesamte Prozess der Terminvereinbarung optimiert. Unternehmen, die dieses Portal nutzen, können nicht nur die Zufriedenheit ihrer Kunden steigern, sondern auch ihre internen Abläufe effizienter gestalten.

Hier das Nutzungspotential vom Dynamics 365 Self Scheduling Portal im Video einsehen