Datenschutz ABC: E wie Einwilligung in die Datenverarbeitung

Jede personenbezogene Datenverarbeitung benötigt eine Rechtsgrundlage. Doch in vielen Fällen gibt es leider kein deutsches (oder europäisches) Gesetz, das uns genau die Datenverarbeitung vorschreibt, die wir in diesem Moment benötigen oder durchführen wollen. Auch wenn die Datenverarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrages (eine sehr häufige Rechtsgrundlage für Datenverarbeitungen) notwendig ist, wird eine Rechtsgrundlage benötigt. Interessenabwägungen bei der Geltendmachung berechtigter Interessen sind auch oft schwierig und noch viel häufiger: nicht eindeutig.

Wenn so gar keine Rechtsgrundlage für die geplante Datenverarbeitung passen will, wird sehr häufig die Einwilligung des Betroffenen herangezogen. Sätze wie „Ach, das ist gar kein Problem: wir lassen uns einen Zettel unterschreiben und dann passt das schon!“ kommen mir in diesen Fällen oft – fast immer – zu Ohren.

Doch leider ist das nicht immer so einfach mit der Einwilligungserklärung der Betroffenen.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) widmet der näheren Bestimmung einer Einwilligung einen Absatz in den Begriffsbestimmungen (Artikel 4 DSGVO), einen eigenen Artikel (Artikel 7 DSGVO) sowie diverse Erwägungsgründe (EWG).

Als die zwei wichtigsten Punkte – unter einigen weiteren – weswegen eine Einwilligung durch den Betroffenen als Rechtsgrundlage nicht immer der richtige Weg ist, seien hier das Widerrufsrecht und die Freiwilligkeit genannt.

Der Betroffene hat laut Artikel 7 Absatz 3 jederzeit das Recht die einmal erteilte Einwilligung zu widerrufen. Die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte Datenverarbeitung wird dadurch zwar nicht unzulässig, aber die Datenverarbeitung muss ab diesem Moment unterlassen werden: Bilder und Videos müssen von Websites entfernt werden, Datenspeicherungen (etwa von verlängert aufbewahrten Bewerbungen) müssen gelöscht werden, Datenweitergaben (beispielsweise im Gesundheitswesen) müssen gestoppt werden.

Wenn eine Datenverarbeitung auf die Einwilligung gestützt ist, ist es immer ratsam, sich zwei kleine Fragen zu stellen: „Was passiert, wenn der Betroffene seine Einwilligung nicht erteilt?“ und „Was passiert, wenn der Betroffene seine erteilte Einwilligung (sofort oder einige Zeit später) widerruft?“ Auf diese Fragen sollte man eine gute Antwort haben, wenn man die Einwilligung als Rechtsgrundlage heranzieht. Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter hilft Ihnen an diesem Punkt gerne weiter.

Ein weiterer sehr wichtiger Punkt in Bezug auf die Einwilligung der Betroffenen ist die Freiwilligkeit der Datenverarbeitung.

Eine Einwilligung ist laut Begriffsbestimmung eine freiwillig abgegebene Willensbekundung und sie darf nicht zur Bedingung für einen Vertragsabschluss oder die Erbringung einer Dienstleistung vorausgesetzt werden. Eine Freiwilligkeit bei der Einwilligung ist immer dann anzuzweifeln, wenn es ein Abhängigkeitsverhältnis zwischen Betroffenen und Verantwortlichen gibt – etwa zwischen ArbeitnehmerIn und ArbeitgeberIn.

Eine besondere Situation ergibt sich aber auch in dem Moment, in dem Kinder im Spiel sind.

Die Einschätzung, ob es sich bei den Einwilligungen um freiwillig abgegebene Willensbekundungen handelt oder nicht, ist oft schwierig und nicht offensichtlich. Es empfiehlt sich auch hier den betrieblichen Datenschutz einzuschalten.

Die Einwilligung muss informiert sein, das heißt, der Betroffene muss zuvor genau darüber aufgeklärt werden, wofür seine Daten verwendet werden und was mit ihnen passiert: Werden sie (lange) gespeichert? An andere weitergegeben? Später zu einem anderen Zweck verarbeitet? Und dies alles transparent, in verständlicher und leicht zugänglicher Form und eindeutig für diesen Verarbeitungszweck.

Der Verantwortliche muss die Einwilligung des Betroffenen in die Datenverarbeitung nachweisen können.

Die Einwilligung des Betroffenen ist somit nicht der einfachste und umfassende Königsweg der am Ende die gewünschte Datenverarbeitung doch noch zulässig macht. Es sind eine ganze Menge Stolpersteine zu beachten und zu umgehen. An dieser Stelle ist es immer ratsam die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten hinzuzuziehen und gemeinsam nach einer guten Lösung zu suchen.

Wir unterstützen Sie gerne in diesen und in all Ihren Fragen zum Thema Datenschutz und zulässigen Rechtsgrundlagen.

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