Dynamics 365 Wave 2 des Jahres 2021 kommt im Oktober

Es wurden erneut Verbesserungen im UI implementiert, diesmal in der Nutzung von Listenansichten.

Viele Kunden hatten sich für die Möglichkeit Zeilen auszuwählen eine bessere Sichtbarkeit gewünscht. Mit der Anpassung (siehe 1 im Bild) ist dies geglückt (1).

Zudem können in Listen einfach Spalten hinzugefügt oder in anderer Reihenfolge angeordnet (2), sowie erweiterte Filterfunktionen (3) genutzt werden.

Sie können diese einfach speichern und dann unter „Meine Ansichten“ auswählen und weiter nutzen.

Zur schnelleren Lokalisierung einer bestimmten Anlage, gerade bei Kunden mit vielen Anlagen, wurden folgende Funktionen im Bereich „Assets and Locations“ bereitgestellt:

1. Es wird unter dem Suchfeld angezeigt, wie viele Übereinstimmungen gefunden wurden.
2. Über die „+“/“-“ Buttons lässt sich die gesamte Liste auf- bzw. zuklappen, ohne die einzelnen Knoten anklicken zu müssen.
3. Sucht man zunächst nur in den Standorten, genügt es das Häkchen bei „Show Assets“ (Anlagen anzeigen) zu setzen, um die Suche dahingehend zu erweitern.
4. Ergebnisse sind in der Liste fett gedruckt und gelb hinterlegt dargestellt.

Im unteren Admin-Bereich ist der direkte Absprung auf die Microsoft Seite möglich, wo die anstehenden Neuerungen beschrieben sind. Zudem gibt es einen Bereich, in dem Fragen gestellt oder Vorschläge im Ideen-Forum eingesehen, bewertet und gepostet werden können.

Administratoren haben somit die Möglichkeit, ein Feedback zu den Funktionen zu geben und an der weiteren Optimierung durch Microsoft teilzuhaben.

Deaktivieren der Preise im Arbeitsauftrag

Viele Kunden organisieren ihre Preise und Abrechnungen nicht im Field Service. Diese haben jetzt die Möglichkeit das Preismanagement abzuschalten und damit preisrelevante Elemente und Prozesse aus den Formularen zu entfernen und auszuschalten.

Dies kann für solche Firmen interessant sein, die Preisdefinition und Abrechnung in einem Drittsystem abwickeln und sich hier nur auf den Service fokussieren. Es reicht eine Einstellung in den Field Service Settings: „Calculate Price“ = „No“.

Wir empfehlen gründliche Tests, bevor Sie diese Funktion aktivieren.

Hier können wir Ihnen gleich mehrere Anpassungen vorstellen:

1. Abschluss eines Arbeitsauftrags

Kunden haben gewünscht, beim „Abschließen“ eines Arbeitsauftrags eine eindeutigere Meldung zu erhalten, wenn noch Buchungen zum Arbeitsauftrag offen sind. Daraufhin hat Microsoft einen Dialog implementiert, der auf diesen Umstand hinweist und ermöglicht, den Buchungen einen Status zuzuweisen, ohne sie dafür aufrufen zu müssen.

Dies führt zu einem schnellen Abschluss. Zum Beispiel, wenn es darum geht, dass Leistungen nicht mehr erbracht werden sollen und eine Prüfung der Buchungen nicht mehr notwendig ist.

2. Termin-Präferenzen reduziert

Weil Kunden Verständnis-Probleme bei den Terminfeldern gemeldet hatten, entfernte Microsoft die Zeitfenster-Datums-Felder aus dem Standard-Formular. In der Default-Einstellung sind also nur noch die „Zugesagt“-Daten zu sehen.

Wussten sie schon, dass die Zugesagt-Daten beim Planen in der Zeitplanübersicht im Buchungssimulator angezeigt werden? Platzieren sie die Buchung innerhalb des zugesagten Zeitraums wird die Information grün angezeigt. Außerhalb rot.

Das Menüband im oberen Bereich des Arbeitsauftrag-Formulars wird jetzt als Default so angezeigt, dass nur häufig verwendete Funktionen darüber abrufbar sind.

Wer das erweiterte Menü angezeigt bekommen will, muss dies explizit in den Field Service Settings einstellen. Dazu „Show Simplified Workorder Comands“ = „No“ einstellen.

Einfache Pflege der Arbeitszeiten über APIs

Arbeitszeiten können einfach gepflegt, Abwesenheiten gelöscht werden. Das funktioniert über APIs auch aus anderen Anwendungen heraus.

Erweiterte Funktionen in der neuen Zeitplanübersicht

Die angepasste Zeitplanübersicht gefällt unseren Kunden gut, hatte aber noch ein paar Mankos, die mit der neuen Version endlich gelöst sind und die komplette Nutzung der neuen Sicht ermöglichen.

Sie können jetzt:

1. den Zeitplanassistenten (in neuem Look) direkt in der Zeitplanübersicht nutzen. Wählen Sie eine Zeile in den Anforderungs-Panels an und es wird ein entsprechender Button angeboten
2. Einstellungen direkt in der neuen Ansicht vornehmen

3. über die neuen Einstellungen Filter um Custom-Felder erweitern 
4. Anzeige-Einstellungen und Farben definieren
5. Inhalte über die Einbindung von Views anpassen
6. abgebrochene Buchungen weiter auf dem Board anzeigen lassen

Wir können Ihnen nur empfehlen, diese Möglichkeiten selbst einmal auszuprobieren, um dann die Einstellungen zu finden, die Ihre Einsatz-Planung am besten unterstützen.

Natürlich unterstützen wir hier auch gerne mit unseren Consultants.

Microsoft hatte weitere Neuerungen angekündigt – diese aber im Laufe der letzten Wochen zurückgestellt. Hierbei handelt es sich um folgende Erweiterungen:

• Microsoft Teams Integration für bessere Zusammenarbeit

In Anfragen und Arbeitsaufträgen sollen Chats erstellt und verlinkt werden können. Ein Chat zu einer Anfrage kann automatisch in den Arbeitsauftrag übernommen werden.

Die Chat-Funktion kann auch für anderen Austausch genutzt werden, unabhängig von Anfrage oder Arbeitsauftrag. Somit ist keine Kommunikation per Mail oder über andere Medien mehr notwendig. Alle Infos sind direkt in Dynamics, z.B. am Arbeitsauftrag verfügbar.

Bitte beachten Sie, dass die generelle Verfügbarkeit erst für Januar 2022 angekündigt ist.

• Endkunden-Bindung

Angekündigt waren die im Folgenden beschriebenen neuen Funktionen. Anscheinend gibt es aber in diesem Bereich Verzögerungen. Microsoft hat die Planung dahingehend aktualisiert, dass die Funktionen im Oktober 2021 in der Vorschau erscheinen. Einen definitiven Roll-Out-Termin gibt es anscheinend noch nicht.

• Kunden-Anbindung über einen eigenen Bereich im Portal – Homepage als Eingangskanal für den Kunden

Die Kunden sollen einen Einblick in ihren Service bekommen und können dafür sowohl die Historie einsehen als auch konkrete Services aktiv planen. Dies gilt nur für Kunden, die explizit eingeladen werden und sich registrieren. Sie können anstehende Buchungen einsehen und Funktionen wie „Tracke meinen Techniker“ nutzen.

Die Möglichkeit, Techniker zu tracken, ergibt nur Sinn, wenn die Techniker regelmäßig online sind und sollte sorgfältig evaluiert werden. Bitte prüfen Sie die nötigen Voraussetzungen für die Nutzung dieser Funktion.

• Kunden können über ihren Portalzugang anstehende Einsätze selbstständig planen

Sie bekommen freie Terminverfügbarkeiten vorgeschlagen. Bei den Vorschlägen sind auch Anfahrtszeiten berücksichtigt. Dies kann der Dispo Zeit bei der Terminabstimmung sparen.

Aus unserer Sicht ist die Kompatibilität mit Ihrer aktuellen Arbeitsweise zu prüfen (die Vorab-Planung mit Technikern würde wegfallen).

Ziel der neuen Funktionen in diesem Bereich ist eine Reduktion der Kontakte für einfache Rückfragen. Durch die zur Verfügung gestellten Informationen muss der Kunde vielfach gar nicht mehr mit dem Service in Kontakt treten.

Wir sind gespannt, wie diese Neuerungen bei unseren Kunden ankommen und welchen konkreten Mehrwert sie im täglichen Anwendungsfall bringen.