Microsoft 365: Die Herausforderungen bei der Migration zu Exchange Online

Die Migration zu Microsoft 365 und speziell zu Exchange Online markiert für viele Unternehmen den Übergang in eine zukunftsfähige IT-Landschaft. Die Aussicht auf verbesserte Zusammenarbeit, erhöhte Sicherheit und reduzierte Infrastrukturkosten motiviert viele zum Wechsel. Doch dieser Prozess ist weit entfernt von einem einfachen 'Plug-and-Play'. Er erfordert sorgfältige Planung, technisches Know-how und eine strategische Herangehensweise. Im Folgenden werden die zentralen Herausforderungen dieser Migration beleuchtet und Wege aufgezeigt, wie sie gemeistert werden können.

Die Migrationsreise beginnt lange vor dem eigentlichen Umzug mit einer gründlichen Vorbereitung. Eine der ersten und wichtigsten Aufgaben ist die Bestandsaufnahme der bestehenden E-Mail-Umgebung. Hierbei geht es nicht nur um die schiere Menge an Daten, sondern auch um deren Relevanz. Unternehmen stehen oft vor der Entscheidung, historische Daten jahrelang zu archivieren, was zu unnötigem Datenvolumen und Kosten führen kann. Eine durchdachte Datenhygiene vor der Migration kann nicht nur die Kosten senken, sondern auch die Performance und Übersichtlichkeit der neuen Umgebung verbessern. Eine detaillierte Planung hilft zudem, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und geeignete Lösungsstrategien zu entwickeln.

Denken Sie also daran unter anderem, folgendes zu beachten:

• Bereiten Sie die Microsoft 365-Umgebung so vor, dass sie Ihren Compliance- und Sicherheitsvorgaben entspricht
• Evaluieren Sie, welche Mailboxen wirklich noch benötigt werden und welche eventuell außenvor gelassen werden können
• Prüfen Sie genau, wer über Ihre Exchange Server verschickt. Sind es wirklich nur User, oder eventuell zusätzlich auch noch die Drucker, die Videoanlage oder Webanwendungen?
• Überlegen Sie sich, wie Sie mit öffentlichen Ordnern umgehen wollen
• Können Ihre aktuelle Backup- und Archivierungslösung auch Cloud? Eventuell macht es Sinn sich für diese Dienste ebenfalls nach einer Cloud-Lösung umzuschauen
• Überlegen Sie sich welche Use Cases beim aktuellen Nutzungsverhalten der Anwender auftreten
• etc.

Die eigentliche Migration ist technisch anspruchsvoll und erfordert eine präzise Ausführung. Einer der kritischsten Aspekte ist die Sicherstellung der Kontinuität des E-Mail-Verkehrs während der Migration. DNS-Einstellungen müssen sorgfältig geändert werden, um eine nahtlose Umleitung der E-Mails zu gewährleisten.

Ebenso muss die Kompatibilität mit bestehenden Anwendungen und Plugins überprüft werden, um Unterbrechungen im Betriebsablauf zu vermeiden. Zudem stellt die Integration von Legacy-Systemen, die möglicherweise nicht für die Cloud konzipiert wurden, eine besondere Herausforderung dar. Hier ist oft kreatives Problemlösen gefragt, um eine reibungslose Funktionalität zu gewährleisten.

Gehen Sie also wenn möglich folgendermaßen vor:

• Nehmen Sie Ihre Anwender mit auf die Reise und zeigen Sie Ihnen, welche neuen Features für sie nach der Migration zur Verfügung stehen
• Unterziehen Sie die on-prem Umgebung vor der Migration einem vollständigen Health Check • Prüfen Sie, ob die Kompatibilität in allen Belangen garantiert ist
• Start small! Beginnen Sie mit Testpostfächern
• Nutzen Sie die zuvor erarbeiteten Use Cases beim Testen, um mögliche Herausforderungen nicht erst im produktiven Betrieb zu erkennen
• Migrieren Sie nach Möglichkeit in Gruppen, um bei ggfls. auftretenden Störungen schnell reagieren zu können
• etc.

Mit der Verlagerung in die Cloud rückt die Sicherheit der Unternehmensdaten in den Vordergrund. Der Schutz sensibler Informationen während und nach der Migration ist von höchster Priorität. Hierzu zählt die Anwendung moderner Verschlüsselungsmethoden ebenso wie die Implementierung von Multi-Faktor-Authentifizierung, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Darüber hinaus müssen Unternehmen ihre Sicherheitsrichtlinien überdenken und an die neue Cloud-Umgebung anpassen, um Compliance-Standards zu erfüllen. Eine sorgfältige Planung der Zugriffsrechte minimiert das Risiko von Datenlecks und stellt sicher, dass nur befugte Personen Zugang zu kritischen Informationen erhalten.

Gegebenenfalls können Sie vor der Planung der Migration bereits eine Risiko-Analyse durchführen, um geeignete Migrationsmaßnahmen zu definieren. Diese sorgen dafür, dass Sie von Beginn an ein hohes Sicherheitsniveau für den Dienst gewährleisten können.

Der Umstieg auf eine neue Plattform kann bei den Endbenutzern zu Verunsicherung führen. Gewohnte Abläufe ändern sich, und neue Funktionen müssen erlernt werden. Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist eine proaktive Kommunikation und Schulung der Mitarbeiter entscheidend.

Durch die frühzeitige Einbindung der Endbenutzer in den Migrationsprozess und das Angebot von Trainingsressourcen können Unternehmen Widerstände abbauen und die Akzeptanz fördern. Zudem ermöglicht das Feedback der Nutzer eine kontinuierliche Anpassung und Verbesserung der neuen Arbeitsumgebung.

Nutzen Sie das Projekt als Werkzeug, um Ihren Usern zu zeigen, dass mit Ihnen Innovationen möglich sind und moderne Arbeitsmittel konsequent eingesetzt werden. Nehmen Sie die Endanwender auf die Reise mit, können Sie ihr Image als interner IT-Enabler aufbauen und verbessern.

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