Besuchsberichte im Vertrieb – die Struktur für erfolgreiches Aktivitätenmanagement rund um den Außendienst
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Biographie
Bert Enzinger ist Gründer und Geschäftsführer der ehemaligen Unidienst GmbH, die seit 2020 als audius GmbH in Freilassing zur audius Gruppe gehört.
Sein umfassendes Know-how im Bereich CRM und ERP (bereits seit 2002 mit Fokus auf Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement) sorgt mittels Unternehmens- und Prozessberatung für die optimale Software-Lösung bei Kunden.
Verschiedene Anwendungsszenarien für unterschiedliche Zielgruppen
Unsere Lösung umfasst die 360 Grad Sicht auf den Kunden. Von Customer Service über Field Service bis hin zu Sales und Marketing. Gerade im Sales Bereich sind Besuchsberichte ein etabliertes Tool, um die Mitarbeitenden im Außendienst zu koordinieren und digital zu unterstützen, sowie die Prozesse zu strukturieren. Sie finden ihren Einsatz im Vertrieb, mit dem Ziel, die Zusammentreffen mit den Kundinnen und Kunden unmittelbar zu dokumentieren, Ergebnisse festzuhalten und Folgeaktivitäten anzustoßen. Die audius GmbH stellt diese Funktion auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Sales bereit.
Es ist unabdingbar, dass der verwendete Besuchsbericht den Anwendungsfällen entspricht. Es empfiehlt sich, zumindest einen Besuchsbericht für neue und einen für bestehende Kunden einzurichten: Es ist ein großer Unterschied, ob es sich um das erste persönliche Zusammentreffen mit den Interessierten handelt oder ein turnusmäßiger Besuch bei bestehendem Vertragsverhältnis ansteht.
Denn die variierenden Details und Ergebnisse des Besuchsinhalts machen zwingend maßgeschneiderte Folgeaktivitäten notwendig. Um Verkaufschancen weiterzuentwickeln, Aufträge zu finalisieren oder Serviceanfragen zu eröffnen. Die Oberflächen müssen diese Ausprägungen abbilden, denn nur so sind die automatisiert angestoßenen Folgeaktivitäten – Aufgaben, Termine, Telefonate, Verkaufschancen, Angebote, Aufträge, Anfragen – gezielt einsetzbar und im Vertriebsteam erfolgreich zu bearbeiten.
Vorlagen unterstützen bei der Erstellung von Angeboten und Aufträgen, samt Angebots- und Auftragspositionen. Sie sind direkt in das Aktivitätenmanagement durch die Besuchsberichte integriert.
Besuchsberichte und Verkaufschancen
Da der Besuchsbericht im Bereich des Vertriebs angesiedelt ist, ist es wichtig, dass die Aktivitäten einer Verkaufschance zugeordnet sind, denn sie ist das zentrale Element. Sämtliche im Prozess ausgelösten Folgeaktivitäten müssen dort in der Zeitachse gelistet sein.
Bei turnusmäßigen Besuchen durch den Außendienst empfiehlt sich eine Markteinschätzung der Kundschaft für die nächste Zukunft. Mit der optionalen Einbindung von Dynamics 365 Customer Voice wird gemeinsam ein entsprechender Fragenkatalog ausgefüllt. Auch hier besteht die Möglichkeit, der Fragestellung und den Antworten entsprechende Folgeaktivitäten zu definieren und zentral zur Bearbeitung einzusteuern.
Checklisten offener und erledigter Aktivitäten – besser beim Besuchsbericht oder bei der Verkaufschance?
Die Summe der offenen und erledigten Aktivitäten zum Vorgang kann auf Wunsch sowohl beim Besuchsbericht als auch bei der Verkaufschance eingesehen werden. Entweder in der Zeitleiste, in der Ansicht der Aktivitäten oder als Report bzw. mögliche Checkliste.
Beide Möglichkeiten sind gerechtfertigt, wir empfehlen jedoch hier die Verkaufschance als besten Ort. Sie ist die übergeordnete Entität und das steuernde Element der Vertriebsmaßnahmen.
Besuchsplanung und Festlegung der Route
Viele Unternehmen verbinden die Besuchsplanung mit einer Bewertung der Kundschaft anhand definierter Kennzahlen, etwa dem Umsatz-Potenzial oder der Ausschöpfung. Diese werden in Dynamics 365 beim Firmen-Datensatz berechnet und ermöglichen eine Einteilung der Kunden und Kundinnen nach der WUF-Matrix.
Beispiel: Das Potenzial pro Jahr errechnet sich aus der Multiplikation des durchschnittlichen Umsatzes eines Mitarbeiters und der Anzahl der Mitarbeiter beim Kunden.
Diese Kennzahl hilft, den Kunden innerhalb der WUF-Matrix zu lokalisieren und ein optimales Besuchsintervall zu bestimmen, z.B. jährlich, alle 2 Monate, monatlich, vierzehntägig oder wöchentlich.
Dieses beim Kundendatensatz hinterlegte Besuchsintervall wird bei der Tourenplanung in Form automatisiert erstellter Terminvorschläge herangezogen und in die Route der Außendienstmitarbeitenden übernommen. Kommt es bei eingeplanten Terminen zu Veränderungen, erfolgt eine Neuberechnung der einzelnen Besuchstermine.
Einsatz der Besuchsberichte im Unternehmen
audius unterstützt Sie gerne bei der Einrichtung der Prozesse im Unternehmen. Gerade die Anpassung der Besuchsberichte an die Anforderungen der Zielgruppen und das daraus resultierende Aktivitätenmanagement erfordert Erfahrung und ein Wissen um Best Practice Prozesse im Vertrieb. Die Expertise hierzu bietet das Team von audius, von der Beratung bis zur Umsetzung.
Für weitere Informationen besuchen Sie uns gerne hier.
FAQs
Normaler Abstand nach oben
Normaler Abstand nach unten
Eine effiziente Dokumentation eines Kundenbesuchs gelingt durch strukturierte Besuchsberichte, die direkt nach dem Termin erstellt werden. Dabei sollten alle relevanten Gesprächsinhalte, Ergebnisse und vereinbarten Folgeaktivitäten festgehalten werden. Die Integration in ein zentrales System wie Microsoft Dynamics 365 Sales ermöglicht es, Aufgaben, Termine und Verkaufschancen unmittelbar aus dem Besuchsbericht heraus anzustoßen und für das gesamte Vertriebsteam transparent verfügbar zu machen. So wird sichergestellt, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen und Folgeprozesse automatisiert angestoßen werden.
Die Planung von Kundenbesuchen im Außendienst basiert auf einer gezielten Bewertung der Kundschaft anhand definierter Kennzahlen, wie Umsatzpotenzial oder Ausschöpfung. Diese Kennzahlen werden im CRM-System gepflegt und dienen als Grundlage für die Einteilung und Priorisierung der Besuchsintervalle. Automatisierte Tourenplanung und Terminvorschläge unterstützen dabei, die effizienteste Route zu bestimmen und das Besuchsintervall optimal auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen. Änderungen im Terminplan werden dynamisch berücksichtigt, sodass die Planung stets aktuell bleibt.
audius unterstützt Unternehmen mit maßgeschneiderten Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Sales bei der Steuerung des Außendienstes. Die Beratung umfasst die Analyse bestehender Prozesse sowie die individuelle Anpassung und Einführung digitaler Besuchsberichte. Durch die Integration in das Aktivitätenmanagement werden Folgeaktivitäten automatisiert angestoßen und die Zusammenarbeit im Vertriebsteam optimiert. Die langjährige Erfahrung von audius stellt sicher, dass Best-Practice-Prozesse umgesetzt werden, um Effizienz, Transparenz und Steuerbarkeit des Außendienstes nachhaltig zu verbessern.
